Innsyn

Innsyn i saker og aktivitetar i kommunen

Arkivverdige dokument som vert skapt eller motteke i Vaksdal kommune vert registrert i kommunen sitt saksbehandlingssystem.  Med unnatak av saks- og møtedokument for politiske møte, er dokumenta ikkje publisert på nett. Du kan be om innsyn ved å klikke på knappen "Be om innsyn". 

Sende post til Vaksdal kommune

Vaksdal kommune har eit mål om at vi skal vera "gjennomsiktige", slik at alle kan sjå kva som skjer i kommunen. Samstundes handsamar kommunen informasjon som er underlagt teieplikt.

Alle arkivverdige dokument vil bli vurderte med tanke på offentleggjering. Dette gjeld både brev og e-post til og frå kommunen, samt ei rekkje "interne dokument". Vaksdal kommune behandlar e-post og brevpost på same måte når det gjeld sakshandsaming

For nærare informasjon om reglane som gjeld for offentleggjering og teieplikt, sjå "Rettleiar til offentleglova".

Her finn du lenker til offentleglova og forvaltningslova og arkivlova som regulerer journalføringsplikt.

Nærare om e-post til kommunen:

E-post til kommunen bør innehalde fullt namn, men ikkje andre personopplysningar som til dømes fødselsnummer eller personnummer, jf. personopplysningsloven § 12
NB: Send aldri sensitiv informasjon per e-post, til dømes opplysningar om helsetilhøve eller diagnosar.
Vi har fleire elektroniske skjema på heimesida. Det er trygt å sende opplysningar til kommunen på denne måten. Dersom du ikkje finn eit skjema, kan du nytte e-dialog, sjå under.

E-dialog - sikker sending av brev til kommunen

Kva er eDialog?

Med eDialog kan du senda oss brev og dokument digitalt i ein sikker kanal.

Vanleg e-post vert ikkje rekna for å vere ein sikker kanal og du skal ikkje bruka e-post om du skal senda oss sensitive opplysningar.
Vi oppmodar både privatpersonar og verksemder til å nytte eDialog for å senda dokument til oss på ein trygg måte.

Korleis logga inn i eDialog

  • Trykk her for å logge inn i eDialog.
  • For å nytte tenesten, må du logge på/autensiere deg ved hjelp av ID-porten (MinID, BankID m.m)
  • Når du har logga på, fyller du ut skjemaet og lastar opp dokument du vil sende inn

Korleis fylle ut skjemaet

  • Vel om du er privatperson/innbyggjar (fødselsnummer) eller om du representerer ei verksemd (organisasjonsnummer)
  • Obligatoriske felt er merka med * (rød stjerne)
  • Tittel: Kva dokument du sender, og gjerne saksnummer om du har det
  • Kommentar: Gje ev. ei utfyllande skildring av sendinga di
  • Hugs å laste opp relevante vedlegg som (inntil vidare) må være i PDF-format
  • Klikk på "Send forsendelse" – sendinga vert kryptert og sendast direkte til kommunens sak/arkivsystem
  • Du får kvittering med referansenummer på e-post (frå svarut.ks)

Korleis kan du gjere om eit dokument til PDF-format

For Word-dokument vel du "Lagre som" og deretter filtype PDF.
LibreOffice og OpenOffice har egen knapp på verktøylinja som heter "Eksporter til PDF".


Du skal ikkje bruke eDialog dersom

Kommunen har elektroniske skjema til formålet, f.eks. søknad om barnehageplass, søknad om stilling med meir.
Førespurnaden gjeld enkle spørsmål som ikkje skal journalførast hjå oss, då kan du kan sende e-post til post@vaksdal.kommune.no

Innsynsrett i offentlege dokument og journaler

Du har rett til å krevje innsyn i offentlege dokument. Alle saksdokument i kommunen er offentlege, om det ikkje er gjort unnatak som er heimla i lov. Kommunen skal likevel vurdere om dokument som ikkje er offentlege, heilt eller delvis kan gjerast kjende (meirinnsyn).

Kva inneheld den offentlege postjournalen?

Ein offentleg postjournal er ei liste over inngåande post, utgåande post og interne notat. Her finn du oversikt over saksmapper og dokument, namnet på avsendar eller mottakar av dokumentet. Når du har funne fram til eit dokument du som du vil tinge, kan du krevje innsyn skriftleg eller munnleg. Den offentlege postjournalen inneheld ikkje fulltekstpubliserte dokument i sakene, med unnatak av dokument som er eller har vore behandla av eit politisk utval. 

Vaksdal kommune publiserer ikkje postliste for fagsystem for helse- og meistring, barnevern, PPT eller NAV.

Sakshandsamingstid for innsyn

Krav om innsyn skal avgjerast så raskt som mogleg. Det vil normalt gå ein til tre arbeidsdagar. Dersom du ikkje har fått svar innan fem dagar, er det å sjå på som avslag, og du kan rette ei skriftleg klage til kommunen.

Høve til å klage

Dersom ditt krav om innsyn blir avslått, skal kommunen syne til den paragrafen som er grunnlaget for avslaget. Kommunen skal også opplyse om høve til å klage og klagefristen. Alle avslag skal innehalde ei grunngjeving.

Dersom kommunen held fast på vedtaket om avslag, kan dette klagast inn for Statsforvaltaren. Statsforvaltaren er klageinstans, men klagen skal sendast til kommunen. Klagen skal avgjerast så snart som mogleg.

I samband med handsaming av klagen kan Statsforvaltaren også bestemme at dokumentet skal gjerast kjend - heilt eller delvis etter regelen om meirinnsyn.

Tenk på følgjande før du sender brev eller e-post til oss:

Hugs at all post du sender til kommunen, kan bli lagt ut på offentleg postjournal - om han ikkje er underlagt teieplikta. Det betyr at du kan finne att brevet eller e-posten din i journalen, og risikere at innhaldet vert omtalt i media.

Kjenner du til Digitalarkivet?

Digitalarkivet presenterer arkivmateriale i digital form. Du kan søkje i strukturerte data og digitaliserte fotografi, lese fulltekstavskrifter, bla i skanna bilete, sjå videoar og/eller høyre digitalisert lyd. Digitalarkivet er ope for alle og gratis å ta i bruk.

Trykk her for å søkje i Digitalarkivet

Trykk her for informasjon om korleis ein finn fram i Digitalarkivet

 

I tillegg er det mogleg å sjå møtebøker etter formannskap og kommunestyre i Bruvik kommune (fram til Vaksdal kommune vart etablert i 1964) skanna og publisert av Interkommunalt arkiv Hordaland (IKAH)

Klikk her for å koma til IKAH sitt digitaliserte arkiv

Arkivet i Vaksdal

Ønskjer du kontakt med arkivet i Vaksdal, kan du ringe tlf: 56 59 44 00 eller sende e-post til: post@vaksdal.kommune.no


Sist oppdatert: 03.02.2022
Publisert: 01.02.2022